En skabelon til roterende vagter er en gentaget række af dag-, nat- og fridage samt en startdato, der fastlægger, hvilken cyklusdag der falder på en kendt dato. Kopier rækken til din vagtplan, angiv startdatoen, og et regneark udfylder kalenderen, så længe mønsteret holder. Tjek de første to uger mod din offentliggjorte vagtplan, før du stoler på den.
Svaret i korte træk
En skabelon til roterende vagter er en gentagen række af dag-, nat- og fridage, plus én startdato, der fastlægger, hvilken cyklusdag der falder på en kendt dato. Kopier rækken til din vagtplan, angiv startdatoen, og et regneark kan udfylde kalenderen, så længe mønsteret holder. Tjek de første to uger mod din offentliggjorte vagtplan, før du stoler på den.
En skabelon til roterende vagter går oftest galt ved startdatoen. Rækken kan være kopieret helt korrekt, men falder den første dato på en forkert cyklusdag, er hver vagt forskudt en dag. Denne guide giver dig rækker, du kan kopiere, et ark bygget på formler, der virker, og de tegn, der viser, at et regneark ikke længere følger med din vagtplan.
Hvad en skabelon til roterende vagter kræver
Tre oplysninger styrer enhver skabelon til roterende vagter: den fulde, gentagne række, en startdato og, hvis du vil have timer med, arbejdstiderne for hver vagt. Rækken er hele cyklussen skrevet med D for dagvagt, N for nattevagt og F for fri. Startdatoen siger, hvilken cyklusdag der falder på en dato, du kan kontrollere mod din vagtplan.
Undtagelser holder du uden for rækken. Vagtbytter, ferie og overarbejde ændrer én dato ad gangen, så de registreres i deres egen kolonne. Grundcyklussen står dermed fast for alle kommende uger.
| Oplysning | Hvad du skriver | Sådan kontrollerer du den | | --- | --- | --- | | Gentaget række | Hvert D, N og F i én fuld gentagelse | Tæl dagene, indtil første cyklusdag kommer igen | | Startdato | Kalenderdatoen for cyklusdag 1 | Sammenlign den med en vagt, du ved, du har arbejdet | | Arbejdstider | Start- og sluttid for dagvagt og for nattevagt | Sammenlign timerne med én offentliggjort vagt | | Undtagelser | Vagtbytter, ferie og overarbejde, én pr. dato | Bekræft, at de ikke ændrer grundrækken |
Hvilke rotationsmønstre kan du kopiere?
Tabellen viser rækker fra RotaFlows bibliotek af forudindstillinger. Hver række gentages efter den viste cykluslængde. Navnene varierer fra arbejdsgiver til arbejdsgiver, så sammenlign de første to uger med din offentliggjorte vagtplan, før du kopierer en række.
DuPont-rækken viser ét holds synspunkt på en 28-dages rotation med 12-timersvagter og fire hold. Andre hold starter på andre punkter i samme cyklus. Panama er den roterende 2-2-3, hvor dag- og natholdene bytter plads over 28 dage. Pitman er den faste form af rytmen med 14 dages arbejde og hvile.
| Mønster | Cykluslængde | Kopiér denne række | | --- | --- | --- | | 4 på / 4 fri, dagvagter | 8 dage | DDDD FFFF | | 3 på / 3 fri, dagvagter | 6 dage | DDD FFF | | 4 på / 2 fri, dagvagter | 6 dage | DDDD FF | | Pitman 2-2-3, dagvagter | 14 dage | DD FF DDD FF DD FFF | | Pitman 2-2-3, nattevagter | 14 dage | NN FF NNN FF NN FFF | | Panama 2-2-3, dage derefter nætter | 28 dage | DD FF DDD FF DD FFF NN FF NNN FF NN FFF | | DuPont, ét hold | 28 dage | NNNN FFF DDD F NNN FFF DDDD FFFFFFF | | 4 på / 4 fri, dag- og natblokke | 16 dage | DDDD FFFF NNNN FFFF |
DuPont-strukturen: 28 dage, 12-timersvagter, fire hold 2-2-3 og Panama: rytmen på 14 dage og den fulde rotation på 28 dage
Hvordan bygger du en skabelon til vagtplan i Excel eller Google Sheets?
Brug tre ark: Mønster, Indstillinger og Kalender. Formlerne er skrevet til dansk Excel med danske funktionsnavne og semikolon som separator. Har du Excel på engelsk, eller bruger du Google Sheets, kan funktionsnavnene være engelske.
- Trin 1. På Mønster skriver du rækken ned i kolonne B, én kode pr. række. Pitman-dagvagter kræver 14 rækker, og Panama kræver 28. Start i B2, så en 14-dages cyklus slutter i B15.
- Trin 2. På Indstillinger skriver du startdatoen i B1. Det er kalenderdatoen for cyklusdag 1.
- Trin 3. På Kalender skriver du den første dato i A2 og trækker formlen nedad. I B2 skriver du =INDEKS(Mønster!$B$2:$B$15;REST(A2-Indstillinger!$B$1;RÆKKER(Mønster!$B$2:$B$15))+1). Datoer før startdatoen virker også, fordi REST giver et positivt resultat ved en negativ forskel i begge programmer.
- Trin 4. Kolonne C er til undtagelser. Skriv den vagt, du faktisk arbejder, D, N eller F, kun der hvor den afviger fra grundrækken. I D2 skriver du =HVIS(C2<>"";C2;B2), så den gældende vagt følger en eventuel undtagelse.
- Trin 5. Tilføj et ark ved navn Vagttyper med D i A2, dens starttid i B2 og sluttid i C2. Skriv N i A3 med egne start- og sluttider. I E2 skriver du =HVIS.FEJL(REST(LOPSLAG(D2;Vagttyper!$A$2:$C$3;3;FALSK)-LOPSLAG(D2;Vagttyper!$A$2:$C$3;2;FALSK);1)*24;0), og trækker nedad. REST håndterer en vagt, der slutter efter midnat, så en nattevagt fra 19:00 til 07:00 viser 12. Rækker med fri viser 0.
- Trin 6. Skriv =SUM(E2:E8) under hver blok på syv dage for at samle ugen. Test derefter tre kendte punkter: en dagvagt, du ved, du har haft, en nattevagt, du ved, du har haft, og den første dag tilbage efter en hviledag. Hvis alle datoer er forskudt med samme antal dage, flyt startdatoen. Rør ikke ved rækken.
Eksempel. Sæt mandag 2. november 2026 som cyklusdag 1 i rækken for Pitman-dagvagter. Mandag og tirsdag er dagvagter, onsdag og torsdag er fri, fredag til søndag er dagvagter, og derefter er mandag og tirsdag fri igen. Onsdag 11. og torsdag 12. november er dagvagter, og fredag 13. til søndag 15. november er fri. Med tiderne 07:00 til 19:00 viser hver dagvagt 12 timer. Tjek eksemplet mod din egen vagtplan.
Hvornår holder et regneark ikke længere?
Et regneark er nok, så længe én person har én vagtplan og tjekker den et par gange om ugen. Det bliver svært, når vagtplanen skal ses på flere enheder, ændres med vagtbytter uden at bryde grundmønsteret, eller når timer og løn skal samles over mere end én periode.
Tabellen sammenligner almindelige opgaver med det, RotaFlow tilbyder. Grænserne for gratis og Pro følger appens planoversigt.
| Opgave | Regneark | RotaFlow | | --- | --- | --- | | Næste vagt med et blik | Åbn filen, og rul til datoen | I dag viser din aktuelle vagt og den næste ændring, og den lille widget på hjemmeskærmen er gratis. Mellemstore og store widgets samt widgets på låseskærmen kræver Pro. | | Påmindelser | En telefonpåmindelse, sat manuelt | Gratisplanen tilbyder påmindelsestidspunkter kl. 00.00, 08.00 og 16.00. Præcision på 15 minutter kræver Pro. | | Vagtbytter og særlige dage | Overskriv celler, og tjek formlerne | Op til 5 kommende perioder med særlige dage, og vagtbytter op til 30 dage frem, er gratis. Pro udvider begge grænser. | | Overarbejdssummer | Ekstra formler for hver periode | Ugeoversigter er gratis. Måneds- og årsoversigter kræver Pro. | | Lønberegning | Dine egne satsformler | Grundlæggende arbejdstider og ulønnede pauser er gratis. Lønprognoser og avancerede lønregler kræver Pro. | | Deling | Eksportér en PDF, eller del en fil | Billed- og iCalendar-eksport dækker 7 dage gratis. Pro tilføjer 14- og 30-dages intervaller og mere tilpasning. En .ics-fil er et øjebliksbillede og opdateres ikke af sig selv. | | To eller flere vagtplaner | Ét faneblad for hver person | To vagtplaner over 30 dage er gratis. Op til fire vagtplaner over 180 dage kræver Pro. | | Vagtbytte mellem kolleger | E-mail og et delt regneark | Det er gratis at være medlem af én gruppe med begrænset historik. Oprettelse af en gruppe og opslag af vagtbytter kræver Pro. |
Hvor RotaFlow hjælper, og hvor det holder op
RotaFlow er en personlig planlægger og kalender. Den gentager dit dag-, nat- og fri-mønster ud fra en startdato, lægger undtagelser oven på mønsteret og viser resultatet på iPhone, iPad, widgets og Apple Watch. Grundlæggende vagtplanlægning kræver ingen konto. Valgfri iCloud-synkronisering bruger din Apple-opsætning. Pro fås som månedligt eller årligt abonnement, eller som livstidskøb gennem App Store.
Appen godkender ikke ferie, og den erstatter ikke det planlægningssystem, din arbejdsgiver bruger. Behandl den offentliggjorte vagtplan som den gældende kilde, og kontrollér de første to uger i appen mod den, før du stoler på kalenderen.
For selve mønstervalget kan du læse guiden om 2-2-3-vagtplanen eller guiden om 4 på 4 fri. Startdatoen forklares grundigere i roterende vagtmønstre. Vagtbytter og ferie står i vagtbytter og særlige dage. Hvis du sammenligner apps, så start med sådan vælger du en vagtplan-app, og for selve begrebet se hvad er roterende vagter.
Ofte stillede spørgsmål
Er en skabelon til roterende vagtplan gratis?
Ja. Det koster ingenting at lave arket i denne guide. RotaFlow kan hentes gratis og indeholder grundlæggende vagtplanlægning med det gentagne mønster dag, nat og fri. Pro udvider planlægningen, widgets og eksportmuligheder.
Kræver en skabelon til 12-timersvagter andre formler?
Nej. Hold cyklussen som dag, nat og fri, og tilføj derefter en start- og sluttid for hver vagtkode. Timeformlen håndterer en nattevagt, der slutter næste morgen. RotaFlow gemmer også start- og sluttider for dag- og nattevagter, herunder en vagt, der slutter dagen efter.
Hvordan registrerer jeg et vagtbytte uden at ødelægge skabelonen?
Skriv den vagt, du faktisk arbejder, i en undtagelseskolonne, og lad den gældende vagt følge den. Grundcyklussen ændres aldrig, så ugerne efter bytten beholder deres plads.
Hvorfor er hver vagt i min skabelon forskudt en dag?
Startdatoen ligger på den forkerte dag i cyklussen. Tjek en kendt arbejdsdag, den første dag i en fridagsblok og den første dag tilbage på arbejde. Flyt startdatoen med antallet af dage, den er forskudt, og lad rækkefølgen være, som den er.
Kan jeg importere et regneark til RotaFlow?
Nej. RotaFlow importerer ikke Excel- eller Google Sheets-filer. Du vælger en forudindstilling eller indtaster en række med dag, nat og fri og en startdato. Appen kan oprette en separat vagtplan ud fra de understøttede heldagsbegivenheder i en .ics-fil.