Eine Schichtplan-Vorlage für Wechselschichten ist eine wiederholte Folge aus Tagschicht, Nachtschicht und freien Tagen, dazu ein Bezugsdatum, das einen Zyklustag auf ein bekanntes Datum legt. Übernimm die Folge und setze das Bezugsdatum, dann füllt die Tabelle den Kalender, solange das Muster gilt. Prüfe die ersten zwei Wochen gegen deinen veröffentlichten Plan.
Die Antwort in Kürze
Eine Schichtplan-Vorlage für Wechselschichten ist eine wiederholte Folge aus Tagschicht, Nachtschicht und freien Tagen, dazu ein Bezugsdatum, das einen Zyklustag auf ein bekanntes Datum legt. Übernimm die Folge und setze das Bezugsdatum, dann füllt die Tabelle den Kalender, solange das Muster gilt. Prüfe die ersten zwei Wochen gegen deinen veröffentlichten Dienstplan, bevor du dich darauf verlässt.
Eine Vorlage für Wechselschichten scheitert meist am Startdatum. Die Folge kann fehlerfrei kopiert sein, doch liegt das erste Datum auf dem falschen Zyklustag, ist jede Schicht um einen Tag verschoben. Dieser Leitfaden gibt dir Folgen zum Kopieren, eine Tabelle mit funktionierenden Formeln und die Anzeichen, dass eine Tabelle mit deinem Plan nicht mehr Schritt hält.
Was eine Wechselschicht-Vorlage braucht
Drei Angaben bestimmen jede Wechselschicht-Vorlage: die vollständige, sich wiederholende Folge, ein Bezugsdatum und, wenn du Stunden berechnen willst, die Arbeitszeiten je Schicht. Die Folge ist der ganze Zyklus, geschrieben mit T für Tagschicht, N für Nachtschicht und F für frei. Das Bezugsdatum legt fest, welcher Zyklustag auf ein Datum fällt, das du im Dienstplan prüfen kannst.
Halte Ausnahmen aus der Folge heraus. Tausche, Urlaub und Überstunden ändern nur ein einzelnes Datum, deshalb trägst du sie in einer eigenen Spalte ein. Der Grundzyklus bleibt dann für jede kommende Woche an seinem Platz.
| Angabe | Was eintragen | So prüfst du es | | --- | --- | --- | | Wiederholte Folge | Jedes T, N und F einer vollständigen Wiederholung | Zähle die Tage, bis der erste Zyklustag wieder kommt | | Bezugsdatum | Das Kalenderdatum von Zyklustag 1 | Vergleiche es mit einer Schicht, von der du weißt, dass du sie gearbeitet hast | | Arbeitszeiten | Beginn und Ende für Tagschicht und für Nachtschicht | Vergleiche die Stunden mit einer veröffentlichten Schicht | | Ausnahmen | Tausch, Urlaub und Überstunden, eine Zeile pro Datum | Prüfe, dass sie die Grundfolge unverändert lassen |
Welche Wechselschicht-Muster kannst du kopieren?
Die Tabelle nennt Folgen aus den Vorlagen in RotaFlow. Jede Zeile wiederholt sich nach der angegebenen Zykluslänge. Die Namen unterscheiden sich je nach Arbeitgeber, deshalb vergleiche die ersten zwei Wochen mit deinem veröffentlichten Dienstplan, bevor du eine Zeile kopierst.
Die DuPont-Zeile zeigt die Sicht eines Teams bei einem 28-tägigen Rhythmus mit Zwölf-Stunden-Schichten und vier Teams. Andere Teams beginnen an anderen Punkten desselben Zyklus. Panama ist der rotierende 2-2-3-Rhythmus, bei dem Tag- und Nachtteam sich über 28 Tage abwechseln. Pitman ist die feste Form des 14-tägigen Arbeits- und Ruherhythmus.
| Muster | Zykluslänge | Folge zum Kopieren | | --- | --- | --- | | 4 an / 4 frei, Tagschichten | 8 Tage | TTTT FFFF | | 3 an / 3 frei, Tagschichten | 6 Tage | TTT FFF | | 4 an / 2 frei, Tagschichten | 6 Tage | TTTT FF | | Pitman 2-2-3, Tagschichten | 14 Tage | TT FF TTT FF TT FFF | | Pitman 2-2-3, Nachtschichten | 14 Tage | NN FF NNN FF NN FFF | | Panama 2-2-3, Tage, dann Nächte | 28 Tage | TT FF TTT FF TT FFF NN FF NNN FF NN FFF | | DuPont, ein Team | 28 Tage | NNNN FFF TTT F NNN FFF TTTT FFFFFFF | | 4 an / 4 frei, Tag- und Nachtblöcke | 16 Tage | TTTT FFFF NNNN FFFF |
DuPont-Struktur: 28 Tage, Zwölf-Stunden-Schichten, vier Teams 2-2-3 und Panama: der 14-Tage-Rhythmus und der volle 28-Tage-Zyklus.
Wie baust du eine Schichtplan-Vorlage in Excel oder Google Tabellen?
Verwende drei Blätter: Muster, Einstellungen und Kalender. Die Formeln unten stehen in deutscher Schreibweise mit Semikolon als Trennzeichen. Excel und Google Tabellen verwenden hier dieselben Funktionen, deshalb funktionieren die Formeln in beiden Programmen.
- Schritt 1. Trage im Blatt Muster die Folge in Spalte B ein, eine Angabe pro Zeile. Pitman-Tagschichten brauchen 14 Zeilen, Panama 28. Beginne in B2, sodass ein 14-tägiger Zyklus in B15 endet.
- Schritt 2. Trage im Blatt Einstellungen das Bezugsdatum in B1 ein. Das ist das Kalenderdatum von Zyklustag 1.
- Schritt 3. Trage im Blatt Kalender das erste Datum in A2 ein und ziehe die Formel nach unten. In B2 steht =INDEX(Muster!$B$2:$B$15;REST(A2-Einstellungen!$B$1;ZEILEN(Muster!$B$2:$B$15))+1). Auch Daten vor dem Bezugsdatum funktionieren, weil REST bei einer negativen Differenz ein positives Ergebnis liefert.
- Schritt 4. Spalte C ist für Ausnahmen. Trage dort die Schicht ein, die du tatsächlich arbeitest, T, N oder F, und zwar nur dort, wo sie von der Grundfolge abweicht. In D2 steht =WENN(C2<>"";C2;B2), damit die wirksame Schicht jeder Ausnahme folgt.
- Schritt 5. Lege ein Blatt Schichten an: T in A2, der Beginn in B2 und das Ende in C2. Trage N in A3 mit eigenen Zeiten ein. In E2 steht =WENNFEHLER(REST(SVERWEIS(D2;Schichten!$A$2:$C$3;3;FALSCH)-SVERWEIS(D2;Schichten!$A$2:$C$3;2;FALSCH);1)*24;0). Ziehe die Formel nach unten. REST rechnet auch Schichten richtig, die nach Mitternacht enden, sodass eine Nachtschicht von 19:00 bis 07:00 als 12 erscheint. Freie Zeilen zeigen 0.
- Schritt 6. Setze =SUMME(E2:E8) unter jeden siebentägigen Block, um die Woche zu summieren. Prüfe danach drei Eckpunkte: einen bekannten Tag, eine bekannte Nacht und den ersten Arbeitstag nach einem freien Block. Wenn alle Daten um dieselbe Anzahl Tage verschoben sind, verschiebe das Bezugsdatum. Die Folge bleibt unverändert.
Beispiel. Lege Montag, den 2. November 2026, als Zyklustag 1 der Pitman-Tagschicht-Zeile fest. Montag und Dienstag sind Tagschichten, Mittwoch und Donnerstag sind frei, Freitag bis Sonntag sind Tagschichten, danach sind Montag und Dienstag wieder frei. Mittwoch, der 11., und Donnerstag, der 12. November, sind Tagschichten, und Freitag, der 13., bis Sonntag, der 15. November, sind frei. Bei Zeiten von 07:00 bis 19:00 zeigt jede Tagschicht 12 Stunden. Prüfe das Beispiel gegen deinen eigenen Dienstplan.
Wann reicht eine Tabelle nicht mehr?
Eine Tabelle genügt, solange eine Person einen Plan führt und ihn ein paar Mal pro Woche prüft. Sie wird mühsam, wenn derselbe Plan auf mehreren Geräten gelesen werden muss, Tausche eingetragen werden müssen, ohne das Grundmuster zu brechen, oder Stunden und Lohn über mehrere Zeiträume addiert werden sollen.
Die Tabelle vergleicht übliche Aufgaben mit dem, was RotaFlow bietet. Die Grenzen für den kostenlosen Tarif und Pro folgen dem Tarifvergleich der App.
| Aufgabe | Tabelle | RotaFlow | | --- | --- | --- | | Nächste Schicht auf einen Blick | Datei öffnen und zum Datum scrollen | Heute zeigt deine aktuelle Schicht und den nächsten Wechsel, das kleine Home-Bildschirm-Widget ist kostenlos. Mittlere, große und Sperrbildschirm-Widgets brauchen Pro. | | Erinnerungen | Eine von Hand gesetzte Erinnerung auf dem Telefon | Der kostenlose Tarif bietet Erinnerungen nur um 00:00, 08:00 und 16:00. Eine Taktung von 15 Minuten braucht Pro. | | Tausche und Sondertage | Zellen überschreiben und Formeln prüfen | Bis zu 5 kommende Zeiträume mit Sondertagen und Tauschänderungen bis 30 Tage voraus sind kostenlos. Pro erweitert beide Grenzen. | | Überstundensummen | Zusätzliche Formeln für jeden Zeitraum | Wochenübersichten sind kostenlos. Monats- und Jahresübersichten brauchen Pro. | | Lohnschätzungen | Eigene Formeln für den Stundensatz | Grundlegende Arbeitszeiten und unbezahlte Pausen sind kostenlos. Abrechnungsprognosen und erweiterte Entgeltregeln brauchen Pro. | | Teilen | PDF exportieren oder eine Datei verschicken | Bild- und iCalendar-Export für 7 Tage sind kostenlos. Pro ergänzt Zeiträume von 14 und 30 Tagen und mehr Anpassungen. Eine .ics-Datei ist eine Momentaufnahme und aktualisiert sich nicht von selbst. | | Zwei oder mehr Dienstpläne | Ein Tabellenblatt pro Person | Zwei Dienstpläne über 30 Tage sind kostenlos. Bis zu vier Dienstpläne über 180 Tage brauchen Pro. | | Tausch unter Kollegen | E-Mail und eine gemeinsame Tabelle | Einer Gruppe mit eingeschränktem Verlauf beizutreten ist kostenlos. Eine Gruppe erstellen und einen Tausch anbieten brauchen Pro. |
Wo RotaFlow hilft und wo nicht
RotaFlow ist ein persönlicher Planer und Kalender. Die App wiederholt dein Muster aus Tagschicht, Nachtschicht und freien Tagen ab einem Bezugsdatum, hält Ausnahmen über diesem Muster und zeigt das Ergebnis auf iPhone, iPad, Widgets und Apple Watch. Die Kernplanung braucht kein Konto. Die optionale iCloud-Synchronisierung nutzt dein Apple-Setup. Pro gibt es monatlich, jährlich oder lebenslang über den App Store.
Die App genehmigt keinen Urlaub und ersetzt nicht das Planungssystem, das dein Arbeitgeber nutzt. Der veröffentlichte Dienstplan ist die maßgebliche Quelle. Prüfe die ersten zwei Wochen in der App gegen ihn, bevor du dich auf den Kalender verlässt.
Die Wahl des Musters selbst behandeln der Leitfaden zum 2-2-3-Schichtplan und der Leitfaden zu 4 an / 4 frei. Bezugsdaten erklärt der Leitfaden zu Wechselschicht-Mustern ausführlicher. Tausche und Urlaub stehen im Leitfaden zu Schichttausch und Sondertagen. Wenn du Apps vergleichst, beginne mit wie du eine Schichtplan-App auswählst, und für den Begriff selbst siehe was ein Wechselschichtplan ist.
Funktions-FAQ
Ist eine Schichtplan-Vorlage für Wechselschichten kostenlos?
Ja. Die Tabelle aus diesem Leitfaden kostet nichts. RotaFlow ist kostenlos herunterladbar und enthält die Grundplanung mit dem wiederholten Muster aus Tag-, Nacht- und freien Tagen. Pro erweitert Planung, Widgets und Exportoptionen.
Braucht eine Zwölf-Stunden-Schichtplan-Vorlage andere Formeln?
Nein. Behalte den Zyklus als Tag, Nacht und frei, und füge dann für jeden Schichtcode eine Anfangs- und eine Endzeit hinzu. Die Stundenformel berücksichtigt eine Nachtschicht, die am nächsten Morgen endet. RotaFlow speichert außerdem Anfangs- und Endzeiten für Tag- und Nachtschicht, auch für eine Schicht, die am folgenden Tag endet.
Wie erfasse ich einen Schichttausch, ohne die Vorlage zu brechen?
Trage die Schicht, die du tatsächlich arbeitest, in eine Ausnahmespalte ein, und lass die wirksame Schicht ihr folgen. Der Grundzyklus ändert sich nicht, deshalb behalten die Wochen nach dem Tausch ihren Platz.
Warum ist jede Schicht in meiner Vorlage um einen Tag verschoben?
Das Bezugsdatum liegt auf dem falschen Zyklustag. Prüfe einen bekannten Arbeitstag, den ersten Tag eines freien Blocks und den ersten Tag zurück bei der Arbeit. Verschiebe das Bezugsdatum um die Anzahl Tage, um die es danebenliegt, und lass die Folge unverändert.
Kann ich eine Tabelle in RotaFlow importieren?
Nein. RotaFlow importiert keine Excel- oder Google-Tabellen-Dateien. Du wählst eine Vorlage oder gibst eine Folge aus Tag, Nacht und frei mit einem Bezugsdatum ein. Die App kann aus den unterstützten ganztägigen Terminen einer .ics-Datei einen eigenen Dienstplan erstellen.