Dela dina pass. Gör familjens planering enklare.

Svaret i korthet

För en snabb överblick kan du dela en bild av de datum din familj behöver. För kalenderplanering exporterar du en .ics-fil eller använder en stödd kalenderåtgärd. Bilder och .ics-filer är ögonblicksbilder: de uppdateras inte när ditt schema ändras. Behåll RotaFlow som källa, dela bara det som behövs och skicka en ny kopia efter relevanta ändringar.

Att dela ett schema handlar mindre om att skicka alla detaljer och mer om att ge rätt person en tillförlitlig bild av rätt datum. En partner som planerar barnpassning kanske behöver de kommande två veckorna, medan släktingar som ordnar ett besök kanske bara behöver en helg. Välj det minsta användbara intervallet, bestäm om mottagaren behöver en bild eller kalenderhändelser och säg om kopian kan ändras av sig själv.

Börja med det beslut mottagaren ska fatta

Fråga vad mottagaren försöker planera innan du väljer format. En bild räcker ofta för ett samtal om hämtning från skolan eller middagen. Kalenderhändelser är mer användbara när någon vill se dina arbetspass bredvid möten, resor eller en gemensam hushållskalender.

Välj datumintervallet medvetet. Ett kortare intervall är lättare att kontrollera, avslöjar mindre information och gör senare rättelser enklare. Kontrollera att etiketterna Dag, Natt och Ledig stämmer med det aktiva schemat, inklusive byten, ledighet och övertid som är viktiga för planen.

Välj delningsmetod efter när uppdateringen upphör

En delad bild är den tydligaste visuella referensen, medan en .ics-fil ger mottagaren importerbara kalenderhändelser. RotaFlow kan också skriva valda händelser via Lägg till i kalender med tillstånd. Stödda funktioner för hanterad kalender är en separat Pro-funktion för händelser som RotaFlow hanterar.

Inget av de valen gör varje kopia till ett universellt, levande tvåvägsschema. Den praktiska frågan är vem som äger de delade händelserna och vad som måste hända efter en ändring. Ange den gränsen när du skickar schemat, så att ingen antar att en gammal kopia är aktuell.

| Metod | Vad mottagaren får | Uppdateringsgräns | Bäst för | | --- | --- | --- | --- | | Delad bild | En visuell ögonblicksbild av valda datum | Uppdateras aldrig av sig själv; skicka en ny bild efter ändringar. | Snabb referens i Meddelanden, e-post eller en familjechatt | | .ics-export | Importerbara kalenderhändelser för ett valt intervall | En ögonblicksbild; exportera igen efter ändringar och granska innan du importerar igen för att undvika dubbletter. | Att lägga in ett bestämt schemaintervall i en kalenderapp | | Lägg till i kalender / hanterat flöde | Händelser som skrivs till en tillåten enhetskalender | Lägg till i kalender skriver valda händelser. Stödda hanterade funktioner kan uppdatera händelser som RotaFlow äger; det är inte allmän tvåvägssynkronisering. | Löpande synlighet i kalendern när ägandet och behörigheterna är tydliga |

Behandla bilder och .ics-filer som daterade ögonblicksbilder

En bild visar vad som syntes när du skapade den. En .ics-fil visar de händelser som ingick när du exporterade den. Ingen av dem kan veta att du senare bytte lördagen, bokade ledighet eller lade till övertid, även om det ursprungliga RotaFlow-schemat nu är korrekt.

Ta med de datum som täcks i ditt meddelande och, när det hjälper, dagen du skickade kopian. Efter en relevant ändring skickar du en ersättning i stället för att förlita dig på att mottagaren kommer ihåg en rättelse som ligger begravd i en konversation. Med .ics ska ni komma överens om huruvida de gamla händelserna ska tas bort eller ersättas innan nästa import, så att dubbla pass inte ansamlas.

Behåll en källa till sanning

Gör ändringarna i RotaFlow först. Den delade bilden eller kalenderkopian ska beskriva schemat. Den ska inte bli ett separat schema som du redigerar på egen hand. Det spelar störst roll efter ett byte, en specialdag eller en profiländring, när två rimligt utseende versioner lätt kan glida isär.

Innan du delar igen kontrollerar du den aktiva profilen, ankardatumet och mönstret, det valda datumintervallet och varje synligt undantag. Om du använder en enhetskalender lägger du arbetshändelser i en separat kalender när det är praktiskt. Det gör dem enklare att granska, ersätta, dölja eller ta bort utan att störa privata möten.

Anta att du delar de kommande 14 dagarna på söndagen och sedan godkänner ett byte av fredagskvällen på tisdagen. Uppdatera fredagen i RotaFlow först. Skicka en ny bild om familjen använder en bild, exportera ett nytt berört intervall om de har importerat .ics, eller använd det stödda arbetsflödet för hanterad kalender för händelser som RotaFlow äger. Söndagens kopia är kvar som en historisk ögonblicksbild. Den blir inte tyst tisdagens version.

Använd en integritetskontroll innan du skickar

Kontrollera fyra saker innan något lämnar din enhet: datumintervallet är inte bredare än nödvändigt; synliga etiketter avslöjar ingen konfidentiell information om arbetsgivare, patienter, klienter eller kollegor; personliga anteckningar och löneuppgifter är uteslutna; och mottagaren är någon du avsiktligt vill ska få kopian.

Kontrollera sedan leveranskanalen. En familjechatt kan ha fler deltagare än du minns, en vidarebefordrad .ics-fil kan spridas längre än till den första mottagaren, och en delad kalender kan ha befintliga medlemmar. Använd helst enkel information om Dag, Natt och Ledig när det är allt planen kräver, och granska alla skärmbilder för aviseringar eller andra detaljer som inte hör hemma där.

Kom överens om en enkel uppdateringsrutin

Ett användbart familjesystem kan vara enkelt: RotaFlow innehåller det aktuella schemat, en person delar den relevanta vyn och alla vet att ögonblicksbilderna ersätts efter viktiga ändringar. Lägg till en kort notering, till exempel ”aktuellt t.o.m. 18 oktober”, när säkerheten är viktig.

Granska den delade vyn före resor, barnpassning eller andra tidskänsliga planer. Kalenderåtkomst och hanterade funktioner beror fortfarande på enhetens behörigheter, kontoinställningar och valt arbetsflöde. Om du är osäker kontrollerar du det aktuella schemat i RotaFlow och bekräftar ändringen direkt i stället för att lita på en gammal bilaga.